合同（tóng）里需要写明与会议相关（guān）的各种事项，分清权利和义务（wù），从（cóng）而当出现（xiàn）争议时，法庭将按合同中双方意见一致的（de）条款，按有（yǒu）利的方式（shì）保护利益受损方。

本（běn）公（gōng）司据以往经（jīng）验，现将（jiāng）一般会议（yì）合（hé）同（tóng）的内容公布如下（xià）（具体合（hé）同双（shuāng）方另议）：

1、房间数目和房（fáng）间价格：列明每晚所需（xū）房间数和房间价（jià）格；
2、免费房间（jiān）：注明会议组织人员每晚（wǎn）可免（miǎn）费使用的房间数；
3、工作（zuò）间（jiān）及（jí）房价：除免（miǎn）费房间外，会议工（gōng）作人员还可享受（shòu）优（yōu）惠价格（gé）的房（fáng）间；
4、套房（fáng）、贵宾（bīn）房（fáng）：本条款需列明具（jù）体的房（fáng）间要求；
5、房间位置：应列明各个所订（dìng）房间的（de）具体方位和房间档次；
6、平（píng）均房价：是根据各种类型房（fáng）间（jiān）占相同（tóng）百分比计算出来的一个调整后的平（píng）均价，适用于各类（lèi）房间（jiān）；
7、无转移条款：即（jí）会议举行期间如遇酒店所订房间超（chāo）出实际接待能力时，不得使会（huì）议人员转移其（qí）他酒店；
8、入住及退房登记：登记（jì）情况视酒店规（guī）定而定；
9、提前入住和推迟退房: 如果（guǒ）在该问题上的需求与酒店规定（dìng）有所（suǒ）偏差，则一（yī）定要在合同中注（zhù）明；
10、预定取消日（rì）期：一般规定为预定者在计划使（shǐ）用日（rì）期之前30天，这一条双方可以再协商（shāng）；
11、会议场所要求（qiú）：如果会（huì）议规模可能出现调整，最好在合同中（zhōng）确定（dìng）一个调整时间；
12、会议场租：可以是一个（gè）固定价格也可以根据所订（dìng）客房情（qíng）况协商（shāng）；
13、24小时租用：如果是按（àn）24小时（shí）租用酒店（diàn）会（huì）议室，那么即使24小时之内（nèi）不用会议室，酒店也不得使（shǐ）用；
14、会场变（biàn）动：合同中（zhōng）注明（míng）预（yù）定（dìng）的会（huì）议室，没酒店的事先（xiān）通知和（hé）会议方的书面同意，已订好的会场不能（néng）再有变动（dòng）；
15、房间定金：合（hé）同中必须注明预付（fù）定金的具体时间，合同（tóng）中应要求（qiú）酒店在定（dìng）金预付日期到来时进（jìn）行提醒；
16、结账：谁来负责会（huì）议方（fāng）结账事宜，谁有（yǒu）权在账单上签字，有哪些（xiē）具体事项，这些（xiē）问题必须在合同中说明；
17、餐饮消耗：此条款规定对于因活动取消或与会人数（shù）不（bú）足而引起（qǐ）的餐（cān）饮活（huó）动减少，会议方应给予酒店一定补偿；
18、仲裁（cái）条（tiáo）款：如合同中有仲裁解决争议的条款，在签订合同前，要先（xiān）决定会议（yì）方（fāng）是倾向使用仲裁手段还是反对；
19、视听设备租用：明确视听设备的种类、品牌、数（shù）量、租用时间、费（fèi）用；
20、会议物资运抵酒店：在会议前（qián），会议所用的物（wù）资要运到酒（jiǔ）店库（kù）房，在合（hé）同中（zhōng）应注明库房工作时间（jiān）和酒店（diàn）政（zhèng）策；
21、电话附（fù）加（jiā）费：尽量与酒店协（xié）商，免付电话使用附加费。协商文件应包括在（zài）合同中；
22、展品的处理：展品（pǐn）运进、运出酒店时间的规定对（duì）费用开（kāi）支有很（hěn）大影响，双（shuāng）方应进行（háng）协商和讨（tǎo）论；
23、最低餐（cān）饮消费（fèi）：有些酒店的合同上有最低消费这一（yī）条（tiáo）款（kuǎn），规（guī）定客人的用餐花费（fèi）必须达到某一最低（dī）金（jīn）额；
24、安（ān）全、防火规定（dìng）：酒店（diàn）符合安全（quán）和防火的有关规定；
25、残疾人保障：合同中特别列明酒（jiǔ）店内设（shè）施和政策与有（yǒu）关残疾人保障法是相符的（de）；
26、合同的终止（zhǐ）：如遇第三者原因（yīn），不可抗（kàng）力或特（tè）殊事件的发生（shēng），则允许一方提出（chū）终止合同（tóng）而不受违约罚款；
27、免（miǎn）责：双（shuāng）方应同意，对于一些疏（shū）忽（hū）事件和其（qí）他一些不影（yǐng）响会（huì）议进行和偶然突发事件对方不负（fù）责任；
28、订房（fáng）确认报告（gào）：如（rú）果不写入合同（tóng）中（zhōng），那么也要在（zài）合同（tóng）中加（jiā）入（rù）订房确认报告这一条款；

备注：保存一（yī）份书（shū）面合（hé）同；将所有（yǒu）的回复传真或（huò）信函作为书面承（chéng）诺（nuò）归档保存。